Die Kunst des Absageschreibens: Ein Instrument für Employer Branding und Bewerberunterstützung

Einleitung

In der Welt des Talentmanagements spielen Absageschreiben eine kritische Rolle, nicht nur als formaler Abschluss eines Bewerbungsprozesses, sondern auch als Instrument des Employer Brandings. Diese Kommunikation kann und sollte strategisch genutzt werden, um eine positive und langfristige Beziehung zu allen Kandidaten aufzubauen, einschließlich jenen, die es nicht bis zur Einstellung geschafft haben. Dies ist besonders relevant, wenn Unternehmen Teil eines Netzwerks wie dem Empfehlungsbund sind, das es ermöglicht, talentierte Bewerber ohne Provision weiterzuempfehlen.

Im hart umkämpften Arbeitsmarkt von heute ist jedes Detail des Rekrutierungsprozesses ein Baustein des Employer Brandings. Absageschreiben sind oft eine vernachlässigte Komponente dieses Prozesses, obwohl sie eine signifikante Wirkung auf die Wahrnehmung eines Unternehmens durch Bewerber haben können. Eine gut durchdachte Absage kann dazu beitragen, das Image eines Unternehmens als empathischer und verantwortungsvoller Arbeitgeber zu stärken.

Rolle von Absageschreiben im Employer Branding

Ein wohlüberlegtes Absageschreiben kann ein mächtiges Werkzeug sein, um die Unternehmensmarke zu stärken. Durch professionelle und respektvolle Kommunikation wird ein positiver letzter Eindruck hinterlassen, der die Grundlage für zukünftige Interaktionen mit dem Unternehmen bildet. Es ist bekannt, dass Bewerber ihre Erfahrungen teilen, und ein positiv gestaltetes Absageschreiben kann dazu führen, dass ein Bewerber das Unternehmen in einem guten Licht darstellt, selbst wenn er abgelehnt wurde.

Absageschreiben bieten eine einzigartige Chance, eine positive und dauerhafte Beziehung zu Kandidaten aufzubauen, auch wenn diese nicht für eine Stelle ausgewählt wurden. Eine Studie von meta HR zeigt, dass rund 80% der Bewerber ihre Erfahrungen mit 3-7 Freunden und Bekannten teilen, was die Reichweite und den Einfluss dieser Interaktionen erheblich erweitert. Ein respektvoller und aufschlussreicher Umgang in der Absagekommunikation kann daher das Employer Branding eines Unternehmens erheblich stärken und zukünftige Bewerbungen von qualifizierten Kandidaten fördern.

Strategische Funktion von Absageschreiben 

Absageschreiben sollten mehr als nur eine Nachricht über eine nicht erfolgte Einstellung sein. Sie sind eine Gelegenheit, um:

• Detailliertes Feedback anzubieten: Statt einer kurzen Erklärung der Entscheidung sollte angeboten werden, dass detailliertes Feedback gerne telefonisch gegeben wird. Dies gilt insbesondere für Kandidaten, die zu einem persönlichen Gespräch eingeladen waren.
• Weiterführende Möglichkeiten aufzuzeigen: Über den Empfehlungsbund können Bewerber ohne zusätzliche Kosten an andere Mitgliedsunternehmen verwiesen werden. Hierbei erhalten abgelehnte Kandidaten spezielle Empfehlungscodes, mit denen sie sich bei anderen Arbeitgebern als empfohlene Kandidaten ausweisen können.

Struktur von Absageschreiben

Die Struktur eines Absageschreibens sollte klar und direkt sein, aber auch empathisch und unterstützend. Ein idealer Aufbau sieht folgendermaßen aus:

1. Persönliche Anrede
2. Dank für das gezeigte Interesse
3. Mitteilung der Entscheidung und Hinweis auf telefonisches Feedback für Interview-Kandidaten
4. Empfehlungen für zukünftige Karrieren außerhalb des eigenen Unternehmens geben: Verweis auf Empfehlungsbund mit Empfehlungspassus und Codes für empfohlene Kandidaten - siehe Empfehlungspassus weiter unten
5. Anfrage für Feedback zum Bewerbungsprozess
6. Einladung zum Firmen-internen Talentpool
7. Datenschutzhinweis
8. Abschließende Grußformel

Besondere Hinweise für effektive Absageschreiben

In der Gestaltung von Absageschreiben ist es wichtig, ein Gleichgewicht zwischen Empathie und Zukunftsorientierung zu finden. Besonders in der Kommunikation mit Bewerbern, die nicht für eine Position ausgewählt wurden, oder solchen, die ihre Bewerbung selbst zurückziehen, sollten einige Schlüsselaspekte beachtet werden:

1. Vermeiden von übermäßigem Bedauern: Ein langes Bedauern kann die Enttäuschung des Bewerbers unnötig verstärken. Stattdessen sollte der Fokus auf positive Aspekte und zukünftige Möglichkeiten gelegt werden. Es ist hilfreich, die Kommunikation ermutigend und vorwärtsgerichtet zu gestalten.

2. Positive Kommunikation und direkte Hilfestellung: Betonen Sie, dass andere Arbeitgeber sehr an dem Profil des Bewerbers interessiert sein könnten. Dies kann durch einen Empfehlungscode für den Empfehlungsbund verstärkt werden, der den Bewerbern direkten Zugang zu anderen potenziellen Arbeitgebern bietet. Dieser Ansatz transformiert eine Absage in eine unmittelbare Chance.

3. Alternativen zum internen Talentpool: Während die Aufnahme in den internen Talentpool eines Unternehmens eine Möglichkeit ist, sollte sie nicht die primäre Option sein, vor allem wenn die Wahrscheinlichkeit gering ist, dass der Bewerber in naher Zukunft eingestellt wird. Ein Verweis auf externe Netzwerke oder Communities wie den Empfehlungsbund bietet eine sofort nützliche Alternative. Dies zeigt, dass das Unternehmen aktiv den beruflichen Fortschritt des Bewerbers unterstützen möchte, auch wenn keine direkte Anstellung möglich ist.

4. Nutzung von Netzwerken und Communities: Für Bewerber, die ihre eigene Bewerbung zurückziehen, anstatt sie einfach in interne Talentpools aufzunehmen, sollte ein Verweis auf den Empfehlungsbund erfolgen. Dieser Schritt eröffnet sofortige und breitere Möglichkeiten und kann als wertvolle Ressource für die Karriereentwicklung dienen.

Diese Überlegungen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass jedes Absageschreiben nicht nur ein Ende, sondern einen Übergang zu neuen Möglichkeiten darstellt. Es unterstreicht das Engagement des Unternehmens, alle Bewerber respektvoll und unterstützend zu behandeln, was langfristig zur Stärkung des Employer Brandings beiträgt.

Definition Empfehlungspassus

Ein zentraler Bestandteil moderner Absageschreiben ist der Empfehlungspassus. Dieser Abschnitt des Schreibens bietet abgelehnten Bewerbern wertvolle Hinweise auf weitere Karrieremöglichkeiten. Durch die Einbindung eines Empfehlungscodes und die Verweisung auf relevante Stellenangebote anderer Unternehmen, die sich in derselben Branche und Region wie der absagende Arbeitgeber befinden, dient der Empfehlungspassus als berufliches Orientierungsinstrument. Ziel ist es, das Arbeitgeberimage durch nützliche Hilfestellungen für den Bewerber zu pflegen und gleichzeitig als Recruitinginstrument zu fungieren, indem ein Netzwerk von Arbeitgebern, die sich gegenseitig qualifizierte Kandidaten empfehlen, unterstützt wird (Empfehlungsbund, und andere).

Funktionsweise des Empfehlungspassus im Empfehlungsbund

Der Empfehlungsbund, Deutschlands größtes Arbeitgebernetzwerk zur gegenseitigen Bewerberempfehlung, nutzt den Empfehlungspassus, um den Prozess der Absage und Weiterempfehlung zu professionalisieren. Arbeitgeber im Empfehlungsbund fügen ihren Absageschreiben einen speziellen Tracking-Link (Smartlink) und einen Empfehlungscode bei. Der Smartlink ermöglicht es den Bewerbern, direkt auf branchenrelevante Stellenangebote anderer regionaler Arbeitgeber des Netzwerks zuzugreifen, die ihrem Berufsprofil entsprechen.

Der Empfehlungscode ist ein direktes Empfehlungsinstrument innerhalb des Netzwerks. Er signalisiert anderen Arbeitgebern, dass es sich bei dem Bewerber um einen bereits vorgeprüften Kandidaten handelt. Der Code verrät, von welchem Unternehmen der Bewerber empfohlen wurde, enthält jedoch keine personenbezogenen Daten.

Vorteile der Nutzung des Empfehlungspassus

Durch die Integration eines Empfehlungspassus in Absageschreiben gewährleisten die Partner im Empfehlungsbund nicht nur echte Unterstützung für die berufliche Weiterentwicklung der Bewerber, sondern fördern auch eine kosteneffiziente und nachhaltige Recruitingstrategie. Dieser Ansatz stärkt das Arbeitgeberimage und schafft einen effektiven Kanal für die Jobsuche, von dem sowohl Arbeitgeber als auch Jobsuchende profitieren.

Kontaktaufnahme für Muster und Vorlagen

Im Empfehlungsbund stehen zahlreiche Vorlagen für Absageschreiben zur Verfügung, die rechtskonform und diskriminierungsfrei sind. Unternehmen, die an diesen Ressourcen interessiert sind, werden ermutigt, Kontakt aufzunehmen, um verschiedene Varianten dieser Absageschreiben zu erhalten und so ihre Absagekommunikation zu optimieren.

Durch diesen ganzheitlichen Ansatz bietet der Empfehlungsbund eine Plattform, die nicht nur den Bewerbern hilft, sondern auch den Unternehmen ermöglicht, sich als attraktive und verantwortungsbewusste Arbeitgeber zu positionieren.

Fazit

Absageschreiben sind ein entscheidendes Element im Rekrutierungsprozess und bieten eine hervorragende Gelegenheit, das Employer Branding eines Unternehmens zu verbessern und gleichzeitig eine respektvolle und unterstützende Beziehung zu allen Bewerbern zu pflegen. Durch die Integration von Netzwerken wie dem Empfehlungsbund in die Absagekommunikation können Unternehmen eine positive und nachhaltige Wirkung auf ihre Talentmanagementstrategie und ihre öffentliche Wahrnehmung erzielen.