Bewerbermanagementsystem Definition

Bewerbermanagementsystem (auch: Bewerbungsmanagement-Software, Recruiting-Software, kurz: BMS) ist eine Software, die HR-Verantwortliche beim Einstellungsprozess neuer Mitarbeiter– sprich bei der Bearbeitung und Verwaltung von Bewerbungen – unterstützt. Hier treffen die Bewerbungsdaten über ein Webformular, das auf der Unternehmenswebseite bzw. der Karriereseite aufgeschaltet ist, ein.

Ein Bewerbermanagementsystem ist bei allen Etappen des Bewerbungsprozesses eingebunden: Angefangen beim Eingang der Bewerbung in das System, über die Weitergabe an die zuständigen Entscheider bis hin zur Einstellung oder Absage des Bewerbers. Wie der Bewerbungsprozess in der Prozesslogik der Software abgebildet wird, unterscheidet sich stark je nach Anbieter.

Allgemeine Funktionsweise eines Bewerbermanagementsystems

Trotz der Unterschiede ist die Kernfunktionalität aller Bewerbermanagementsysteme identisch:

1. Bewerbende geben ihre Bewerbungsdaten direkt online über das Bewerbungsformular ein und laden ihre Bewerbungsdokumente hoch.
2. Diese werden mittels einer Schnittstelle in die Bewerbermanagementsystem eingespeist. Ein BMS erlaubt es auch hohe Zahlen an Bewerbungseingängen in einem durchgängigen Prozess zügig und standardisiert abzuwickeln.
   1. Das Bewerbermanagementsystem zeigt den HR-Verantwortlichen die neu eingegangen Bewerbungen und die Anzahl an Bewerbungen pro Stelle in einem Dashboard auf einer Übersichtseite an.
   2. In jeder Phase des Bewerbungsprozesses wird der Bewerbung ein Status zugeordnet (manuell und teilweise durch das System veranlasst).
   3. Die Liste der Bewerbungseingänge zeigt in der Regel an, über welchen Kommunikationskanal die Bewerbung eingegangen ist.
   4. Eine Bewerberakte wird automatisch angelegt, die jegliche Status- oder Informationsänderungen (bspw. nachgereichte Dokumente) des Bewerbers, für die Dauer des Bewerbungsprozesses dokumentiert und aktualisiert.

Externes Bewerbermanagement

Während des Bewerbungsprozesses spielt die Kommunikation zwischen Arbeitgebern und Bewerbenden eine große Rolle. Angefangen bei die Eingangsbestätigung einer Bewerbung, sowie die Absprache von Terminen bis hin zur Vertragsverhandlung oder Absage ist ein Bewerbernder auf eine Inkenntnisnahme des Fortschritt seiner Bewerbung angewiesen. Durch einen automatisierten E-Mail Verand an kritischen Punkten des Bewerbungsprozesses, gewährleistet ein Bewerbermanagementsystem eine strukturierte und nachvollziehbare Kommunikation des Arbeitgebers.

EBMS - Das Bewerbermanagementsystem des Empfehlungsbundes

Mit dem EBMS bietet der Empfehlungsbund seinen Mitgliedsunternehmen ein funktionales Bewerbermanagementsystem an. Das EBMS ist inklusive ohne Aufpreis im Rahmen einer Mitgliedschaft enthalten. Als Software-as-a-Service Lösung konzipiert, bedarf es keiner Installation. Das EBMS zeichnet sich durch eine hohe Flexibilität aus. Interne Abläufe bei der individuellen Abwicklung eines Bewerbungsprozesses müssen nicht oder nur geringfügig an die vorgegebene Prozesslogik der Software angepasst werden. Das integrierte Empfehlungsprinzip gibt abgesagten Bewerbern hilfreiche Tipps für andersweitige Karrierechancen bei anderen Partnerunternehmen des Empfehlungsbundes in der näheren Umgebung. Die Empfehlung steigert nachweislich die Reputation des Arbeitgebers bzw. dessen Employer Brand.

Weitere Informationen zum EBMS: https://bms.empfehlungsbund.de/