Definition Absageschreiben

Im Personalmanagement handelt es sich beim Absageschreiben, um eine Information an Bewerbende, dass sie aus dem Auswahlprozess ausgeschieden sind. Das heißt die/der Bewerbende kommt für die ausgeschriebene Stelle des Arbeitgebers nicht mehr in Frage. Im Falle einer Absage endet der Bewerbungsprozess für den Bewerbenden.

Absageschreiben und Arbeitsrecht

Aus arbeitsrechtlicher Sicht ist es nicht notwendig eine Absageschreiben zu versenden. Dennoch ist es hinsichtlich des eigenen Arbeitgeberimages (Employer Branding) äußerst ratsam Bewerbende über eine Absage zeitnah in Kenntnis zu setzen. Für die inhaltiche Formulierung des Absagetextes gelten die Bestimmungen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG). Demnach dürfen keine Absagegründe genannt werden, die ein Diskriminierungstatbestand darstellen, wie etwa Absagen wegen des Alters, der Herkunft oder des Geschlechts.

Absageschreiben und Arbeitgeberimage

Für das Employer Brand gilt, gar nicht zu antworten, ist die denkbar schlechteste Entscheidung. Analysen der Fachkräfteportale des Empfehlungsbundes zeigen, dass 70% der Bewerbenden nach Versand einer Bewerbung ca. eine Woche für eine weitere Bewerbung bei einem andere Arbeitgeber mit ähnlichen Stellenangebot brauchen. Mit anderen Worten Bewerbende investieren viel Zeit in die Recherche nach geeigneten Arbeitgebern und der Zusammenstellung der relevanten Bewerbungsunterlagen.

Der unentgeltlich eingebrachte Aufwand multipliziert sich enorm und sollte nicht unnötig in die Länge gezogen werden indem Bewerbende über den Status ihrer Bewerbung in Unkenntnis gelassen werden. Schließlich zwingt das Bewerbende dazu mehr und mehr Bewerbungen parallel laufen zu lassen. Keine Antwort signalisiert den Bewerbenden Respektlosigkeit und wirft damit ein negatives Bild auf den Arbeitgeber. Der erzwungene Mehraufwand auf Seiten des Bewerbenden forciert unter Umständen auch eine qualitative Abnahme der Bewerbungsunterlagen. 

Grundregeln für eine höfliche Absage auf eine Bewerbung

Absagen sind weder bei Arbeitgebern noch bei Arbeitnehmern beliebt. Einige Grundregeln gilt es zu beachten bei der Formulierung einer höflich gestalteten Absage, sodass Ihr Unternehmen in einer guten Erinnerung bleibt:

1. Schlagen Sie einen freundlichen, höflichen und respektvollen Umgangston an. Bleiben Sie auch dann professionell, wenn Bewerbende sich nicht so verhalten. 
2. Antworten Sie zeitnah. Nach Eingang der Bewerbung erwarten Bewerber eine Rückmeldung über den Stand ihrer Bewerbung. Je nach Etappe des Bewerbungsprozesses und den damit verbundenen Auswahletappen sollte die Kommunikation der Auswahlentscheidung nicht länger als 2 Wochen und idealerweise innerhalb einer Woche erfolgen. 
3. Zeigen Sie dem Bewerbenden weitere Karrieremöglichkeiten auf. Sie als Arbeitgeber gehören einer Branche an und sind über regionale Arbeitgeber in ihrer Branche besser informiert als der Bewerbende. 
4. Die Ansprechpartner wechseln nicht ständig. Die Absage sollte von der gleichen Person kommen mit der der Bewerbende während des Bewerbungsprozesses Kontakt hielt. Falls die Absage nach dem Vorstellungsgespräch erfolgte, ist es angemessen, dass die Absage von der Person kommt, die beim Interview involviert war. 

Mit hilfreich formulierten Absageschreiben das Arbeitgeberimage steigern

Das Absageschreiben spielt im Empfehlungsbund eine besondere Rolle. Das originelle Empfehlungssystem des Empfehlungsbundes erlaubt es unseren Partnern in ihren Absageschreiben einen wertschätzenden Absagepassus zu integrieren. Ein Bewerbender wird hiermit nicht nur eine Information über die Ausscheidung aus dem Auswahlprozess mitgeteilt, sondern er/sie erhält ein Hinweis auf die regionalen branchenspezifischen Communitys des Empfehlungsbundes mit ähnlichen Stellenangeboten anderer lokaler Partnerunternehmen.

Der Absagepassus in den Absageschreiben unserer Partner garantiert eine echte Hilfestellung im weiteren Karriereweg eines Bewerbenden mit nachweislich positiven Einfluss auf das Arbeitgeberimage. Das solidarische Empfehlen der Zweit- und Drittkandidaten unserer Partner untereinander bildet darüberhinaus einen kosteneffizienten, nachhaltigen Recruitingkanal von dem Arbeitgeber als auch Jobsuchende in gleicher Weise profitieren.

Mustervorschläge für Absagepassus mit Empfehlung in einem Absageschreiben

Professionelle Absageschreiben werden nicht nur zeitnah nach Auswahlentscheidung versendet, sondern sie gehen in einem Absatz auf den Stand des Bewerbung ein. Bewerbende, die im Bewerbungsprozess weiter forangeschritten sind, wird anders angesagt als ein Bewerbender, der es lediglich bis zur Vorauswahl geschafft hat. Im Folgenden finden Sie eine Auswahl an Musterbeispielen von Absagepassagen mit Weiterempfehlung auf das Stellenangebot anderer Arbeitgeber.

1. Absagepassus mit Empfehlung bei einem interessanten Kandidaten

Interessante Bewerbende überzeugen mit ihren Bewerbungsunterlagen. Dennoch konnten sie nicht zu einem Interview-Termin vorgeladen werden:

Beispiel 1: Sie präsentieren sich sehr gut in Ihren Unterlagen. Da wir Ihnen leider kein Gespräch anbieten können, empfehlen wir Sie jedoch direkt unseren Partnern der Community Communityportal (ITmitte.de, OFFICEhanse.de, SANOsax.de). Nutzen Sie dafür diesen Empfehlungscode: MUSTERCODE2. Sie beziehen sich damit in Ihrem Bewerbungsschreiben auf unsere Empfehlung. Der Empfehlungscode enthält weder persönliche Daten noch fachliche Informationen. Doch er garantiert Ihnen höchste Aufmerksamkeit und schnelle Antwort von unseren Partnern. Für Ihren nächsten Karriereschritt wünschen wir Ihnen viel Erfolg.

Beispiel 2: Wir können Ihnen momentan kein Gespräch anbieten. Ihre Bewerbungsunterlagen veranlassen uns jedoch, Sie zu empfehlen. Auf unserem Partner-Portal Communityportal (ITmitte.de, OFFICEhanse.de, SANOsax.de) finden Sie Stellenangebote, die Ihrem Profil und Ihren Anforderungen entsprechen. Bitte nutzen Sie für Ihre Bewerbung diesen Empfehlungscode: MUSTERCODE. Sie beziehen sich damit auf unsere ausdrückliche Wertschätzung. Der Empfehlungscode enthält weder persönliche Daten noch fachliche Informationen. Es ist unser Community-Instrument, kompetenten Bewerbern den schnellstmöglichen Neuanfang zu ebnen. Ergreifen Sie die Chance des professionellen Branchennetzwerkens. Wir wünschen Ihnen erfolgreiche Gespräche und einen guten Start für die nächste Etappe Ihrer beruflichen Karriere.

2. Absagepassus mit Empfehlung für empfohlene Kandidaten

Bewerbende, die es bis in die Endauswahl schaffen, allerdings aus verschiedenen Gründen nicht eingestellt werden konnten. Diese Kandidaten überzeugten dennoch mit ihren Bewerbungsunterlagen und in Vorstellungsgesprächen. 

Beispiel 1: Wir sind beeindruckt von Ihrem Wissen und Ihren Fähigkeiten. Da wir Ihnen allerdings zum gegenwärtigen Zeitpunkt keine adäquate Position anbieten können, empfehlen wir Sie direkt unseren Partnern der Community Communityportal (ITmitte.de, OFFICEhanse.de, SANOsax.de). Ergreifen Sie die Chance des professionellen Branchennetzwerkens, indem Sie Ihrem Bewerbungsschreiben den Empfehlungscode: MUSTERCODE1 beifügen. Der Empfehlungscode enthält weder persönliche Daten noch fachliche Informationen. Jedoch garantiert Ihnen diese Buchstabenkombination, dass Ihre Unterlagen innerhalb kürzester Frist Beachtung finden. Sie beziehen sich damit in Ihrem Bewerbungsschreiben auf unsere ausdrückliche Empfehlung. Wir wünschen Ihnen erfolgreiche Gespräche und einen guten Start für die nächste Etappe Ihrer beruflichen Karriere.

Beispiel 2: Unabhängig von unserer Entscheidung - Ihre Präsentation hat uns überzeugt. Deshalb empfehlen wir Sie gern unseren Partnern. Auf unserem Portal Communityportal (ITmitte.de, OFFICEhanse.de, SANOsax.de) finden Sie Stellenangebote, die Ihrem Profil und Ihren Anforderungen entsprechen. Bitte nutzen Sie diesen Empfehlungscode: MUSTERCODE1. Sie beziehen sich damit in Ihrem Bewerbungsschreiben auf unsere ausdrückliche Empfehlung. Der Empfehlungscode dokumentiert, dass wir Sie, Ihre Kenntnisse und Fähigkeiten sehr hoch bewerten. Der Empfehlungscode enthält weder persönliche Daten noch fachliche Informationen. Ergreifen Sie die Chance des professionellen Branchennetzwerkens. Wir wünschen Ihnen erfolgreiche Gespräche und einen guten Start für die nächste Etappe Ihrer beruflichen Karriere.

3. Absagepassus im Absageschreiben ohne Empfehlung

Manchen Kandidaten wird bereits bei der Vorauswahl abgesagt. Häufig handelt es sich hierbei um Initiativbewerbungen für die keine passende Vakanz im Unternehmen angeboten werden kann. Diesen Bewerbenden wird zumindest ein Hinweis auf weitere Stellenangebote in der Region und Branche eine Hilfe sein. 

Beispiel 1: Auf unserer Empfehlungscommunity www.empfehlungsbund.de finden Sie wöchentlich neue Stellenangebote, die Ihrem Profil und Ihren Anforderungen entsprechen. Ergreifen Sie die Chance des professionellen Branchennetzwerkens. Bewerben Sie sich bei unseren Partnern. Wir wünschen Ihnen erfolgreiche Gespräche und einen guten Start für die nächste Etappe Ihrer beruflichen Karriere.

Beispiel 2: Sie sind auf der Suche nach einer neuen beruflichen Perspektive. Unsere Partnerunternehmen suchen engagierte Fachkräfte. Profitieren Sie von den Chancen eines professionellen Branchennetzwerkes und sprechen Sie die Unternehmen direkt an. Auf unserer Community www.empfehlungsbund.de finden Sie wöchentlich neue Stellenangebote, die Ihrem Profil und Ihren Anforderungen entsprechen. Viel Erfolg für Ihre berufliche Zukunft.