Assistenz der Referatsleitung (m/w/d)

Das Polizeiverwaltungsamt sucht für das Referat 43 Anwenderbetreuung, Autorisierte Stelle Digitalfunk in der Abteilung 4 IuK eine Assistenz der Referatsleitung (m/w/d).

Über das Polizeiverwaltungsamt (PVA):

Wir sind der zentrale Dienstleister für die sächsische Polizei in den Bereichen Technik, Service und Logistik. Unsere Abteilung 4 Information und Kommunikation (IuK) bündelt die Aufgaben, Kräfte und technischen Systeme der Informations- und Kommunikationstechnik. Darüber hinaus betreibt sie das Digitalfunknetz der Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BOS) im Freistaat Sachsen sowie die Leitstellensysteme – Wir machen Polizeiarbeit möglich!

In unserem Referat 43 Anwenderbetreuung, Autorisierte Stelle Digitalfunk werden zwei wichtige Themenschwerpunkte bearbeitet. Neben dem Support für die rund 15.000 IuK-Nutzer der sächsischen Polizei und BOS bündelt das Referat alle Aufgaben rund um den BOS-Digitalfunk für den Freistaat Sachsen. Dies reicht von der Planung des Funknetzes über die Errichtung und Unterhaltung der Funkstandorte bis hin zum Management der zum Einsatz kommenden Funkgeräte.

Um dieses vielfältige Aufgabenspektrum bestmöglich bearbeiten zu können, suchen wir tatkräftige Unterstützung. Sie halten der Referatsleitung täglich den Rücken frei, haben den Überblick über alle anstehenden Termine und Aufgaben und sind gleichzeitig vertrauensvoller Ansprechpartner für das gesamte Team am Standort sowie alle externen Partner. Wenn Sie sich nicht vor einem turbulenten Arbeitsalltag scheuen und sich durch Kommunikationsstärke und Gelassenheit auszeichnen, sind Sie die passende Verstärkung für unser Referat 43.

Weitere Einblicke in die spannende Arbeit unserer Abteilung 4 finden Sie hier.

Ihre Aufgaben als gute Seele des Referates 43:

Als zentraler Dreh- und Angelpunkt des Referates nehmen Sie sämtliche Anliegen vertrauensvoll entgegen und kümmern sich zuverlässig um die Bearbeitung. Neben der Unterstützung der Referatsleitung im Tagesgeschäft erledigen Sie eigenständig klassische Sekretariatsaufgaben.

Ihre neuen vielseitigen Aufgaben im Überblick:

• Registrierung und Bearbeitung der in Papierform und elektronisch ein- und ausgehenden Post mittels des elektronischen Verwaltungsinformationssystems VIS.SAX,
• allgemeine Hausverwaltung für den Standort der Abteilung 4 IuK, insbesondere Verwaltung der Zutritts- und Sicherheitssysteme,
• Beantwortung bzw. Koordination von internen und externen Anfragen, beispielsweise Kommunikation mit den Vertretern der Bundesanstalt für den Digitalfunk der Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BDBOS),
• Abstimmung, Aufbereitung, Zusammenstellung und Ablage von Dokumenten samt Verwaltung von Wiedervorlagen,
• Koordinierung und Überwachung von Terminen samt Terminmanagement für die Referatsleitung,
• Planung und Organisation von Sitzungen und Meetings samt Protokollführung und entsprechender Nachbereitung,
• Unterstützung der Referatsleitung in der Personaladministration, wie beispielsweise:
  • Koordination des externen Aus- und Fortbildungsbedarfs,
  • Arbeitszeitabrechnung,
  • Ermittlung von Urlaubs- und Freistellungsansprüchen,
  • Erledigung des Schriftverkehrs mit der Bezügestelle im Zusammenhang mit Arbeitsunfähigkeiten, Arbeitsbefreiungen und Zulagenzahlungen der Bediensteten des Referates.

Wir bieten Ihnen:

• Sinnstiftende Tätigkeit: Nicht nur ein Job, sondern Ihre Leidenschaft? Mit Ihrer Arbeit leisten Sie einen wichtigen Beitrag für den Erfolg der Polizeiarbeit in Sachsen.
• Sicherheit: Wir bieten Ihnen ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Die Eingruppierung erfolgt in die Entgeltgruppe 5 TV-L, wobei sich die Zuordnung zu einer Erfahrungsstufe nach Ihrer Berufserfahrung richtet.
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf: Sie gestalten Ihre Arbeitszeit im Rahmen unserer geltenden Dienstvereinbarung flexibel und haben die Möglichkeit zum Freizeitausgleich.
• Zusammenhalt: Unser Team zeichnet sich durch Wertschätzung, gegenseitige Unterstützung und Ehrlichkeit aus. Denn nur gemeinsam können wir Polizeiarbeit möglich machen.
• Professionalität: Wir identifizieren uns mit unseren Aufgaben und verfolgen diese leidenschaftlich. Wir setzen uns Ziele, hinterfragen unsere Prozesse und passen diese bei Bedarf an.
• Zukunftsorientierung: Wir fördern unsere Bediensteten gezielt mit Weiterbildungsmaßnahmen.

Sie bringen mit:

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau bzw. Kaufmann für Bürokommunikation oder Büromanagement, als Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann oder eine mindestens dreijährige Berufsausbildung mit vergleichbaren Inhalten,
• mehrjährige Berufspraxis in einer Position als Assistenz der Geschäftsleitung oder im Sekretariatsbereich,
• Routine im Umgang mit den Microsoft Office Standardanwendungen wie Outlook, Word, Excel und PowerPoint,
• IT-Grundverständnis oder die Bereitschaft, sich in diesem Bereich gegebenenfalls näher einzuarbeiten,
• die notwendige Ruhe, um auch in Situationen mit erhöhtem Arbeitspensum den Überblick zu bewahren und Ihre Aufgaben zügig und systematisch zu bearbeiten,
• Organisationstalent, Teamgeist, Kommunikationsstärke, Durchsetzungsvermögen, Zuverlässigkeit, Engagement und eine selbstständige Arbeitsweise.

Die Aufgaben stellen sicherheitsempfindliche Tätigkeiten dar und erfordern daher eine Sicherheitsüberprüfung (SÜ3) entsprechend des Sächsischen Sicherheitsüberprüfungsgesetzes.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung:

Bitte reichen Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen mit Anschreiben, Lebenslauf sowie Ihren Abschluss- und Arbeitszeugnissen über unser Jobportal ein.

Gerne steht Ihnen Frau Friedrich aus unserem Personalreferat bei Fragen unter der Telefonnummer 0351/85013428 zur Verfügung.

Eine Besetzung der Stelle in Teilzeit ist möglich.

Menschen mit einer Behinderung oder ihnen gleichgestellte Bewerberinnen und Bewerber, welche die genannten Voraussetzungen erfüllen, werden ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben. Der Bewerbung ist ein Nachweis der Schwerbehinderung oder Gleichstellung beizufügen.

Weiterhin werden Frauen ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben. Auf die bevorzugte Berücksichtigung nach Maßgabe des Sächsischen Gleichstellungsgesetzes wird hingewiesen.

Weitere Informationen zu den zivilen Jobs im Polizeidienst finden Sie unter: www.verdaechtig-gute-jobs.de/de/zivile-berufe